Ce scénario est illustratif : Helios Rénovation est une entreprise fictive, imaginée pour montrer comment Formuleo s'utilise en rénovation énergétique. Les chiffres et la citation qui suivent sont des exemples, pas les résultats d'un client.
Helios Rénovation est un installateur en pleine croissance. Ses dossiers étaient trop souvent refusés, pour une raison presque toujours identique : une pièce manquante ou non conforme au moment du dépôt. Chaque refus décalait le versement de la prime de plusieurs semaines.
Le point de départ
Les informations d'un chantier passaient du commercial au conducteur de travaux par téléphone et par SMS. La liste des pièces à réunir existait, mais dans un document que chacun consultait, ou pas. Les oublis n'apparaissaient qu'au dépôt, quand il était trop tard.
Changement 1 : la checklist des pièces automatisée
Chaque type de chantier porte sa liste de pièces obligatoires : diagnostic, devis signé, attestations, photos avant et après travaux. La checklist se remplit au fil du dossier, et chacun voit ce qui manque.
Changement 2 : l'envoi bloqué si une pièce manque
Le dossier ne peut plus passer à l'étape de dépôt tant que la checklist n'est pas complète. La règle est simple, et c'est elle qui a fait la plus grande différence : l'erreur n'est plus possible, elle n'est plus seulement déconseillée.
Changement 3 : le suivi de chantier depuis le terrain
Sur le terrain, les équipes prennent les photos et remplissent le suivi depuis leur téléphone. Tout remonte sur la fiche du dossier, sans double saisie, et le bureau n'a plus à réclamer les pièces par message.
Les résultats
En huit semaines, le taux de refus initial a été divisé par deux. Le mois suivant, 47 dossiers ont été déposés, sans aucun refus.
« Tout est tracé depuis le premier RDV : visite, devis, pièces, chantier, réception. Nos artisans n'ont plus à saisir deux fois. »
L'exemple d'usage complet, dans la rubrique Études de cas, détaille la mise en place étape par étape.
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