Pour un cabinet de courtage, la conformité n'est pas un projet ponctuel. C'est une somme d'obligations qui se renouvellent chaque année et qui doivent pouvoir être prouvées à tout moment. Tant qu'elles vivent dans un tableur partagé, elles reposent sur la mémoire de quelqu'un.
ORIAS : un dossier à tenir à jour
L'immatriculation à l'ORIAS se renouvelle chaque année. Elle suppose de conserver les justificatifs du cabinet : honorabilité, capacité professionnelle, assurance de responsabilité civile professionnelle, garantie financière le cas échéant, et la liste des personnes habilitées à distribuer.
DDA : prouver le conseil, pas seulement le donner
Depuis la directive sur la distribution d'assurances, chaque vente doit s'appuyer sur un recueil des exigences et des besoins du client, puis sur un conseil cohérent avec ce recueil. En cas de contrôle, il faut pouvoir montrer ce document, sa date et le lien avec le produit proposé. La directive impose aussi 15 heures de formation continue par an aux personnes qui distribuent.
ACPR : être prêt sans préparer
L'ACPR contrôle les pratiques commerciales des intermédiaires. Un contrôle se prépare mal dans l'urgence : il faut retrouver, dossier par dossier, les preuves du recueil de besoin, du conseil et des documents remis au client.
Pourquoi le tableur ne suffit plus
- Plusieurs versions du même fichier circulent, sans savoir laquelle fait foi.
- Aucun historique : impossible de dire qui a modifié quoi, et quand.
- Les pièces justificatives sont ailleurs, dans les e-mails ou un dossier partagé.
- Les échéances (renouvellement ORIAS, heures de formation) dépendent d'un rappel manuel.
Ce qu'un système métier change
- Le recueil de besoin fait partie du parcours : le dossier n'avance pas sans lui.
- Chaque étape est horodatée et l'audit log garde la trace de chaque action.
- Le dossier ORIAS se génère à partir des données déjà saisies.
- Les échéances déclenchent des alertes, au cabinet comme à chaque collaborateur.
- Les preuves d'un dossier s'exportent en quelques clics le jour du contrôle.
C'est ce que Formuleo modélise pour les cabinets de courtage : vos compagnies, vos produits et vos obligations, dans le même système que votre activité commerciale.
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